С января 2020 г. вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые мероприятия, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений предусмотрена в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с органами ПФР.
Начиная с 1 января 2021 г. в случаях приема на работу или увольнения работника, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Особенности предоставления сведений о трудовой деятельности отдельных категорий лиц, осуществляющих военную службу, государственную службу иных видов в отдельных федеральных органах власти (МВД России, МЧС России, ФТС России и др.), устанавливаются Минтрудом России.
В связи с введением электронных трудовых книжек, работодателям надлежит до 1 июля 2020 г. письменно уведомить каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве и об обязанности работника подать заявление в течение 2020 г. о выборе способа формирования сведений о трудовой деятельности - в виде традиционной бумажной трудовой книжки или в электронной форме. Работник, заявивший о продолжении ведения традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать заявление о переходе на электронный формат. В трудовую книжку работника, выбравшего электронную форму, вносится запись о поданном заявлении, и трудовая книжка выдается на руки.
Работодателям следует в течение 2020 г. внести изменения в локальные нормативные акты, в соглашения и коллективные договоры.
Сведения о поданных работниками заявлениях, работодатель должен также ежемесячно не позднее 15 числа предоставлять в ПФР помимо информации о произошедших кадровых мероприятиях (о приеме на работу, увольнении, переименовании организации, переводе на другую постоянную работу, присвоении иной квалификации, запрете занимать должность).
Таким образом, для граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с их согласия. Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 г., у них все сведения о работе изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Получить сведения о трудовой деятельности работник сможет в любое время в личном кабинете на сайте ПФР или на ЕПГУ, кроме того в офисах ПФР или МФЦ. Работодатель также обязан выдавать по требованию работника сведения о работе у данного работодателя.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
- Сокращение ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг (посредством ЕПГУ и межведомственного электронного взаимодействия).
- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Перечень сведений электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
- Место работы.
- Сведениями о последнем по состоянию на 01.01.2020 г. кадровом мероприятии.
- Период работы после 01.01.2020 г. (даты приема, увольнения, перевода на другую работу).
- Должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
- Причина увольнения согласно норме Трудового кодекса, закона.
- Основание для формирования записи (приказ, распоряжение…)
Кроме того:
- СНИЛС работника.
- Дата поданного работником заявления о выборе формата трудовой книжки.
- Код выполняемой функции (при наличии, заполняется с 2021 г. в соответствии с профессиональным стандартом, реестром должностей).
Законодательство об электронных трудовых книжках:
- Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
- Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
- Проект Федерального закона N 748758-7 "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений" принятая ГД ФС РФ в I чтении 03.12.2019);
- Проект Приказа Минтруда России "Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения";
- Проект Приказа Минтруда России "Об утверждении Порядка представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц";
- Проект Постановления Правления ПФ РФ "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее заполнения".
Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке:
Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.
В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР. Кроме того, работодателям будет предоставлен электронный сервис на сайте ПФР для подготовки и передачи сведений - «Кабинет страхователя».
О каких работниках работодатель должен предоставлять сведения о трудовой деятельности?
Сведения в ПФР предоставляются в отношении лиц, работающих на основании трудового договора (в т.ч. по совместительству), контракта о государственной или муниципальной службе, а также в отношении отдельных категорий лиц, чья профессиональная служебная деятельность регулируется специальным законодательством.
В отличие от бумажной версии, какая информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны. Однако в электронной не предусмотрены сведения о наградах, поскольку награждение государственными и муниципальные наградами сопровождается соответствующего нормативного правового акта (постановления, распоряжения), который публикуется в открытых источниках. В отношении корпоративных (ведомственных) наград, работник вправе получить копию приказа или выписки из него.
Также в электронную книжку не предусмотрено внесение данных об образовании, поскольку сведения об образовании подтверждаются дипломом (удостоверением, свидетельством). Эти сведения размещаются в открытой государственной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении", которая доступна гражданам, работодателям, органам власти.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работником работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
Подробности на сайте - http://www.pfrf.ru/etk и в ходе семинаров для работодателей, график семинаров - http://www.pfrf.ru/branches/karelia/info/~business/5848